Contexto histórico e inicio del método de las 5s

Después la derrota sufrida en la II Guerra Mundial, Japón necesitaba para su recuperación una industria de alta calidad y con precios competitivos. Es decir, alta productividad. Para eso, desarrollaron un método llamado las 5s, con las siguientes características:

1. De simple entendimiento por cualquier persona, independiente de su nivel académico, jerárquico o social;
2. Practicado por toda la empresa;
3. Capaz de mejorar las condiciones de trabajo en día a día, sin demasiadas inversiones;
4. Autosustentable. O sea, tenía que ser practicado como un hábito.

Después de transformarse en una gran potencia económica en la década de los 80, Japón pasó a ser motivo de investigaciones. Así, en los 90 fue difundido el movimiento por la Calidad Total en el Occidente, siendo la metodología 5s la herramienta más utilizada principalmente para formar una cultura de combate al desperdicio. Por lo tanto, a la falta de orden, a la suciedad, a la falta de higiene y a la falta de disciplina para mantenimiento del orden. Asimismo, promovía la limpieza en los ambientes de trabajo. Cabe destacar, que el método de las 5s se creó en Toyota, en los años 60.

Significado de las 5s

Como vimos, el método de las 5s es una herramienta de calidad, basada en cinco principios simples, referida al mantenimiento integral de la organización. Esto, no solamente aplica en equipos, instrumental e infraestructura sino del cuidado del entorno de trabajo por parte de todos.

Esta metodología se denomina 5s debido a las iniciales de las palabras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Estas significan clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina.

Seiri

Separar o clasificar (Sort). Mantener sólo lo necesario para realizar las tareas, eliminando del área de trabajo los elementos que no se requieren para la ejecución de las mismas. Estas acciones preparan a los lugares de trabajo para que sean más seguros y productivos. Entonces, esto se logra liberando espacio útil, facilitando el control visual y reduciendo el tiempo de acceso a lo necesario.

Seiton

Poner en orden (Set in Order). Se resume en mantener el instrumental y equipos en condiciones de fácil utilización. Esta práctica permite disponer de un lugar adecuado para cada elemento de trabajo, facilitando el acceso rápido a los mismos y la liberación de espacio. Se mejora la presentación y estética de los lugares de trabajo, comunica orden, responsabilidad y compromiso con la tarea.

Seiso

Limpiar/ "Brilla de Limpio" (Shiny Clean). Esto es mantener limpios los lugares de trabajo, el instrumental y los equipos, identificando las fuentes de suciedad. Se integra la limpieza como parte del trabajo diario y se asume como una actividad regular de mantenimiento: "la limpieza es inspección", para mantener el sitio de trabajo en perfectas condiciones. Son convenientes un cronograma y un Manual de Limpieza.

Seiketsu

Limpieza Estandarizada (Standardized Cleanup). Es mantener y mejorar los logros obtenidos. Son operaciones estandarizadas que permiten mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Asimismo, mejora el bienestar del personal al crear el hábito de conservar siempre impecable el sitio de trabajo. Si esto no ocurre, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con las acciones.

Shitsuke

Autodisciplina/ "Sustentar" (Sustain o "Disciplina Sostenida"). Significa convertir en hábito el empleo, utilización y respeto de las normas, estándares y controles establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable, con la consecuente satisfacción de todos los integrantes de la organización. Este concepto es el puente entre las 5s y el concepto Kaizen o de mejora continua e implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la organización.

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Aplicaciones del método de las 5s

Aplicar las 5s implica que al estar lo necesario ordenado en un ambiente despejado y limpio, se requiere menos tiempo para realizar las tareas. En su implementación, cada grupo de trabajo establece qué es lo necesario para realizar las tareas, 1era. “S”. Cómo se ordena lo necesario, 2da. “S”; y cómo se mantienen limpios y en buenas condiciones de uso los lugares de trabajo, equipos, etc., 3ra. “S”, .Esto lleva a una comunicación activa con intercambio de experiencias y aporte de ideas para cumplir con los requerimientos.

En los tiempos actuales, las organizaciones conseguirán integrar y satisfacer a su personal en la medida en que ofrezcan un trabajo que sea fuente directa de satisfacción para quien lo ejecute. De esta manera todo el personal hará uso de un lugar de trabajo limpio y ordenado, todos tendrán responsabilidades y tareas para lograr un objetivo común (mantener los estándares del 5S), lo que conlleva un sentido de trabajo en equipo y visión compartida. Específicamente el método de las 5s representa una herramienta que se utiliza para establecer y mantener mejoras con el compromiso de toda la organización.

Conceptos adicionales

Poka-Yoke

Poka-Yoke es una herramienta procedente de Japón que significa “a prueba de errores”. Con esto, se busca con esta forma de diseñar los procesos es eliminar o evitar equivocaciones, ya sean de origen humano o automatizado. Este sistema se puede implantar también para facilitar la detección de errores, ya que:

• Los defectos son generados por errores.
• Las inspecciones destapan los defectos.
• No tiene sentido analizar el producto final cuando el defecto se produce en el trabajo.
• Es en el proceso donde hay que eliminar el error.
• Los errores subsanados no se han de repetir.
• La clave es encontrar los errores antes de que estos se conviertan en defectos.
• La causa de los defectos recae en los errores de los trabajadores y los defectos son el resultado de continuar con dichos errores.

Por tanto, los errores al final del proceso se pueden corregir aplicando métodos que:

• Busquen la imposibilidad o la dificultad de que el operario pueda equivocarse en pro-ceso.
• Que equivocándose sea tan evidente el defecto que tengamos tiempo para reaccio-nar y poder corregirlo.

El sistema Poka-Yoke puede diseñarse para prevenir los errores o para advertir sobre ellos, a partir de dos opciones o funciones:

• Función de control: En este caso se diseña un sistema para impedir que el error ocurra. Se busca la utilización de formas o colores que diferencien cómo deben realizarse los procesos o como deben encajar las piezas. Son los realmente efectivos ya que requiere de intervención inmediata. Paran la máquina o imposibilitan continuar el proceso.
• Función de advertencia: En este caso asumimos que el error puede llegar a producirse, pero diseñamos un dispositivo que reaccione cuando tenga lugar el fallo para advertir al operario de que debe corregirlo.