En la mayoría de los casos, cada vez que se piensa en hacer un plan de mantenimiento para la empresa, una plantilla de mantenimiento podría ser lo primero que le venga a la mente. Principalmente, porque le permite al usuario hacer un programa de mantenimiento en cuestión de minutos. En este artículo hablaremos de cómo crear un plan de mantenimiento preventivo en Excel para tu empresa. Además, te dejaremos una recomendación de sitios web donde puede descargar plantillas de Excel completamente gratuitas para que haga sus planes de mantenimiento preventivo. La principal motivación para esto, viene porque el mantenimiento es un proceso de hacer la reparación necesaria y el servicio de algo para mantener que en buenas condiciones de trabajo para obtener los resultados deseados. La mayoría de los fabricantes y productores también venden sus productos con el programa de mantenimiento que un usuario o consumidor debe seguir para maximizar la vida útil del producto o dispositivo.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

En toda empresa se deben tomar una serie de medidas de seguridad para que no haya ningún tipo de accidente laboral que dañe a los trabajadores o impida la correcta consecución del trabajo. Es por eso, que un informe o plan de mantenimiento preventivo es aquel registro en el que todos los datos necesarios sobre qué elementos deben ser retirados o pasar una revisión aparecen. Además, bajo las circunstancias y pruebas se considerarán aptos.

¿Cuál es la importancia del crear un plan de mantenimiento preventivo?

Crear un plan de mantenimiento preventivo es esencial para un correcto funcionamiento de la producción. Así, al tener un control periódico, evitas problemas de roturas y mejorar la seguridad. De hecho, según cita de acuerdo con varios profesionales, el mantenimiento preventivo puede ahorrar a las instalaciones hasta un 18% en costos de mantenimiento. Pero, ¿por qué es importante hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel? Podrás saber si existe una reducción en el tiempo de inactividad no planificado, la acumulación, la falta de comunicación, los accidentes y los costos de mantenimiento correctivo asociados con cada uno.

¿Qué deben incluir las planillas de mantenimiento de una empresa en Excel?

Para hacer una planilla de mantenimiento de una empresa en Excel, debes considerar las siguientes variables. La información es recopilada de Sofeast y JustExw:

• Instalación de la maquina o activo. Si no es la instalación propiamente tal, hacer registro del control de aquella máquina o activo.
• Tareas asociadas a esa instalación o control de mantenimiento.
• Frecuencia pactada para hacer la revisión o instalación (diario, semanal o mensual)
• Parámetros que se deben usar para controlar, especificaciones y materiales que se necesitan.
• Las pruebas para ejecutar.
• Periodicidad de las revisiones.
• Periodicidad de los informes.

¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel?

Si la finalidad es hacer un plan de mantenimiento preventivo en Excel, hay que considerar una serie de variables. Según el tipo de mantenimiento por hacer, tales variables pueden cambiar. Sin embargo, a continuación, dejamos algunos puntos importantes a la hora de crear un plan de mantenimiento en Excel.

Definir metas y objetivos

El primer paso al establecer un plan de mantenimiento preventivo en Excel es definir lo que se debe lograr. ¿Necesito ahorrar dinero en el mantenimiento?, ¿Debo evitar fallas que pueden comprometer el funcionamiento de la empresa? ¿Mantener equipos caros complicados de reemplazar? Para esto, se debe ser concreto y establecer metas específicas y alcanzables. Un ejemplo: Aumentar la disponibilidad de las máquinas un 50% o Reducir los fallos un 80%.

Hacer tabla con inventario de activos

Cuando haces un inventario, tendrás un claro panorama de los equipos que debes mantener. ¿Qué factores debo considerar? 

• Plazos de garantía.
• Recomendaciones del fabricante o el manual de usuario para el mantenimiento del equipo. Ejemplo: frecuencia de mantenimiento, vida útil prevista, condiciones óptimas de temperatura y humedad, etc.
• Información de controles anteriores para verificar el funcionamiento del equipo.
• Datos de reparaciones anteriores.
• Criticidad del activo
• Requisitos legales.

Asignar prioridades y recursos

Con estos datos ya ingresados, es hora de asignar las tareas a las personas responsable. En este punto, se recomienda agregar una prioridad (baja, normal o alto) y una fecha de vencimiento para garantizar que todo el equipo esté alineado. De hecho, es recomendable revisar previamente las maquinarias y/o activos por hacer la mantención. Al tener ese registro, se deben otorgar las indicaciones para el mantenimiento. Por ejemplo, pueden enlistarse los repuestos necesarios, consumibles, documentos, herramientas, normas de seguridad, etc.

Ventajas de utilizar plantillas de mantenimiento

Programa de mantenimiento o registro de mantenimiento son dos nombres diferentes de un documento que proporciona a un usuario detalles esenciales sobre el mantenimiento de algo como un vehículo de motor, un dispositivo electrónico, una máquina o un edificio, etc. El mantenimiento oportuno permite a un consumidor o usuario mantener las cosas en buenas condiciones de funcionamiento durante mucho tiempo sin tener que enfrentarse a problemas. Por ejemplo, como ciclista, si no se centra en el mantenimiento periódico de la bicicleta, lo más probable es que sufra averías o daños importantes. Por otro lado, un mantenimiento eficaz y oportuno le mantendrá alejado de tales daños y fallos inesperados. Independientemente de la naturaleza del dispositivo, máquina o cualquier otra cosa que usted puede hacer un programa de mantenimiento libre de errores o registrar usted mismo fácilmente mediante el uso de plantillas de mantenimiento enumerados a continuación. El uso de la plantilla de mantenimiento es muy simple y fácil. Sólo tiene que descargar la plantilla de mantenimiento en su ordenador para realizar las modificaciones necesarias para dar al programa de mantenimiento el aspecto deseado. Se puede utilizar para diferentes cosas, como vehículos de motor, dispositivos electrónicos, máquinas o edificios, etc.