La optimización de los flujos de trabajo de mantenimiento está en la mente de todos los responsables de mantenimiento. Sin embargo, alcanzar ese objetivo no siempre es fácil. Los siguientes métodos se consideran como unas de las mejores prácticas de mantenimiento industrial recomendadas para la gestión del mismo. Estas te ayudarán a comprender cómo establecer normas y procedimientos para su equipo, cómo aplicarlos y realizar un seguimiento para garantizar un rendimiento óptimo, y cómo mejorar continuamente estas iniciativas.

1. Identificar y descubrir las mejores prácticas de mantenimiento industrial

El éxito de la gestión del mantenimiento empieza por comprender todo el proceso de mantenimiento y buscar soluciones para mejorarlo. Para esto, debes preguntarte qué funciona y qué no funciona durante esta fase de descubrimiento. El fin es comprender mejor el rendimiento de sus instalaciones.

Evaluación comparativa

Si compara elementos de sus procesos como el tiempo de inactividad de los equipos, los estándares de calidad, el rendimiento, la tasa de producción y la escasez de inventario con los estándares del sector, podrá comprender en qué aspectos destaca su equipo y en cuáles podría mejorar. De este modo, podrá definir metas y objetivos para su estrategia de mantenimiento.

Comprenda sus flujos de trabajo

Es importante comprender si sus flujos de trabajo están optimizados para las necesidades de su equipo y organización. Un flujo de trabajo está pensado para mejorar el rendimiento de los activos, organizar la carga de trabajo de su equipo y aumentar la eficacia en general. Si este no es un objetivo o resultado de sus flujos de trabajo, pregúntese por qué se puso en marcha y cómo se puede reconstruir para satisfacer una necesidad. Probar estos flujos de trabajo para asegurarse de que cumplen los objetivos deseados debe ser una prioridad en esta fase.

Esbozar indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben establecerse en función de los objetivos y KPI de toda la empresa. Si la empresa está tratando de mejorar la eficiencia en toda su organización, sus KPI deben centrarse en el tiempo de actividad de los equipos y la tasa de producción, por ejemplo. Una vez establecidos, comprenda dónde se encuentran esas métricas hoy y establezca objetivos para dónde deberían estar en el futuro.

Establezca las mejores prácticas de mantenimiento industrial para toda la empresa

Para las organizaciones con varias plantas y equipos de mantenimiento, puede ser difícil alinearse en procesos estándar. Durante esta etapa, estos equipos de mantenimiento deben reunirse para determinar las mejores prácticas para el futuro. Sin una comunicación abierta, los equipos no pueden compartir sus problemas ni sus triunfos. Mientras que una planta puede estar luchando para optimizar un determinado flujo de trabajo, puede haber otra planta que tuvo un problema similar hace dos meses, pero desde entonces ha remediado el problema. Estas reuniones permiten a los equipos debatir abiertamente lo que funciona y lo que no, de modo que puedan establecerse las mejores prácticas de mantenimiento en toda la empresa. Este debe ser un proceso continuo, en el que los equipos se reúnan trimestral o bianualmente para asegurarse de que estas prácticas siguen siendo relevantes.

Figura 1. El flujo de trabajo es una de las prácticas de mantenimiento industrial más importantes.

2. Definir normas y desarrollar guías: de los comienzos para mejores prácticas de mantenimiento industrial

Después de comprender plenamente los logros y los fracasos de su proceso, tiene que definir las normas que le gustaría que todo el mundo mantuviera y crear libros de jugadas para lograr estas normas.

Defina las normas

¿Cómo quiere definir el "éxito" de sus instalaciones? Eso es lo que debe preguntarse a la hora de definir las normas de mantenimiento. El éxito para usted puede ser completamente diferente del éxito para otra persona, pero es importante tener en cuenta los estándares del sector a la hora de definir los suyos propios. Tienen que ser exigentes, pero alcanzables por su personal, porque eso es lo que define la excelencia de su departamento.

Elabore manuales

No se puede pedir a los empleados que cumplan determinadas normas sin disponer de manuales para alcanzarlas. Si el tiempo de inactividad de una cinta transportadora debe ser inferior a dos horas al mes, es necesario establecer inspecciones de mantenimiento preventivo e instrucciones paso a paso para mantener correctamente el equipo. Estos manuales deben revisarse minuciosamente con cada departamento de mantenimiento para garantizar que se cumplen las normas definidas.

Describa cómo los sistemas clave apoyan sus procesos

Si dispone de sistemas o herramientas que apoyan estos libros de jugadas, explique por qué estos sistemas están en su lugar, cómo ayudan y cómo utilizarlos. A menudo, los técnicos u otros empleados optan por utilizar su propia herramienta porque se sienten más cómodos con ella o porque no se les ha explicado la importancia de los sistemas existentes. Discuta y promueva continuamente el uso de estos sistemas para mantener los datos, los flujos de trabajo y las líneas de comunicación en los lugares adecuados.

3. Aplicar e implantar procesos de prácticas de mantenimiento industrial

Desarrollar el plan es sólo la mitad de la batalla: también hay que aplicarlo con éxito en todas las plantas.

Utilice la metodología Lean

En pocas palabras, la metodología Lean es una forma de optimizar las personas, los recursos, el esfuerzo y la energía de su organización para crear valor para el cliente. Se basa en dos principios rectores: la mejora continua y el respeto por las personas. La utilización de esta mejor práctica de mantenimiento creará un equilibrio entre las necesidades de los clientes y los objetivos y normas que usted fije para su equipo. El siguiente gráfico muestra una técnica de la metodología Lean, DMAIC, que puede aplicar en sus instalaciones para lograr el éxito. También debe equilibrar este método con otros. Kaizen, TPM y "just-do-it" son métodos habituales utilizados por los responsables de mantenimiento para gestionar eficazmente su departamento.

Forme a su equipo

Todos los miembros de su equipo deben ofrecer resultados coherentes y repetibles que se deriven de las normas y los manuales establecidos. Pero depende de usted asegurarse de que están equipados con las herramientas y la formación que necesitan para lograr este objetivo con eficacia. Enséñeles los manuales, flujos de trabajo, sistemas y equipos con los que van a trabajar y, lo que es más importante, asegúrese de que los entienden. Pídales que reproduzcan un flujo de trabajo, utilicen el sistema o reparen un elemento del equipo para asegurarse de que los dominan por completo. Al fin y al cabo, su éxito depende de su ejecución. Una inversión en su equipo es una inversión en el éxito de su organización.

4. Seguimiento del progreso y evaluación del rendimiento de las mejores prácticas de mantenimiento industrial

Establecer normas, crear manuales y formar a su equipo no sirve de nada si no realiza un seguimiento de los progresos. Necesita un sistema para supervisar los procesos en múltiples instalaciones y técnicos para asegurarse de que se cumplen las mejores prácticas y normas de mantenimiento discutidas.

Considere una matriz de despliegue de políticas

El despliegue de políticas establece un marco que fomenta que los objetivos individuales de cada uno se alineen con los objetivos de toda la empresa. A menudo no basta con desarrollar mejores prácticas y normas estratégicas para su organización. Estas buenas prácticas y normas deben llegar a todos los empleados de la empresa. Una matriz de despliegue de políticas, o una "matriz X", es una forma sencilla de garantizar este efecto en cascada. Como puede verse en el diagrama siguiente, los objetivos estratégicos se fijan con una antelación de 3 a 5 años. Cada uno de estos objetivos estratégicos se convierte en un objetivo anual, que influye en el plan de mejora de un equipo. Cada plan de mejora tiene objetivos o planes de acción para los empleados que impulsan las iniciativas cotidianas.

Establezca una cadencia para el seguimiento

Ya sea diaria, semanal o mensualmente, el seguimiento eficaz del rendimiento de la empresa debe formar parte de su rutina. Los pasos en falso y los errores pueden producirse en cualquier momento. Depende de usted encontrarlos y corregirlos lo antes posible, y una de las formas de hacerlo es comprobando rutinariamente sus datos y a su equipo.