El análisis XYZ de inventarios, es una técnica de clasificación que ordena los repuestos de un almacén según el valor del capital que cada uno tiene inmovilizado en existencia.

Se entiende como el resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad que hoy permanece guardada en la bodega, de modo que una planta puede identificar con precisión en qué referencias concretas está atrapado el dinero que en teoría debería estar disponible para otras prioridades del negocio. 

Conviene distinguir esta pregunta de otra muy distinta y con la que suele confundirse, la de ¿cuánto se consume de cada repuesto durante el año? porque un almacén puede tener mucho dinero detenido en una pieza que casi nunca sale y muy poco en otra que rota constantemente, y son justamente esas diferencias las que este método permite exponer con números concretos.

La sigla XYZ, no designa una sola técnica en toda la literatura de gestión de inventarios, y esta distinción no siempre aparece clara en el material disponible sobre el tema. En buena parte de la logística y la cadena de suministro, XYZ suele referirse a una clasificación distinta, la que ordena artículos según qué tan predecible o errática es su demanda a lo largo del tiempo. Por eso, la variante que se desarrolla en este artículo, propia del campo de la confiabilidad y la gestión de activos industriales, toma el mismo nombre, pero clasifica según el valor del capital inmovilizado en existencia, un criterio financiero y no estadístico, y es la que conviene dominar cuando el objetivo es decidir dónde está atrapado el dinero dentro del almacén de repuestos.

Por lo tanto, el procedimiento para aplicarla exige calcular, para cada repuesto, el valor en existencia multiplicando su precio unitario por la cantidad que hoy hay disponible en bodega, ordenar ese listado de mayor a menor y acumular el porcentaje que cada posición añade sobre el total, hasta llegar a los cortes que separan las clases X, Y y Z (cortes que igual que en otras clasificaciones por valor quedan a criterio del analista aunque un esquema habitual reserva 60% del valor en existencia para la clase X, el 30% siguiente para la Y, y para el restante el 10% en Z).

¿Qué significa exactamente el valor en existencia?

Cuando se calcula el valor en existencias de los inventarios, la cifra que aparece en la tabla corresponde a las unidades guardadas en el almacén al momento del corte, multiplicadas por su costo unitario. El número retrata un estado, algo parecido a una fotografía del inventario tomada hoy, mientras que las clasificaciones apoyadas en la demanda trabajan sobre el consumo acumulado durante un año completo. Ese cambio de enfoque condiciona la lectura de todo lo que viene después.

Dos repuestos con el mismo precio unitario pueden terminar en clases opuestas, según cuántas unidades tenga la planta guardadas de cada uno en este momento, y esa cantidad  responde a decisiones de compra pasadas, a políticas de stock de seguridad o simplemente a que alguien alguna vez pidió más de lo necesario; factores que no tienen relación directa con qué tan rápido rota el repuesto en la operación diaria.

Un repuesto puede tener una existencia elevada por razones perfectamente justificadas, (como ocurre con un componente crítico de larga entrega que la planta decide mantener siempre disponible pese a que rara vez falla) o puede tenerla por razones que conviene revisar, como una compra sobredimensionada que quedó guardada sin que nadie la use. 

El análisis XYZ de inventarios por sí solo no dice cuál de los dos escenarios tiene delante. Señala dónde está concentrado el capital y nada más, así que el porqué de esa concentración lo aporta quien interpreta el resultado.

Esa pregunta posterior es, en la práctica, la que convierte una tabla de números en una decisión de gestión, porque dos repuestos pueden compartir la misma clase X y merecer, sin embargo, dos respuestas completamente distintas. Uno puede necesitar exactamente la cantidad que hoy tiene guardada por la naturaleza de su tiempo de entrega, mientras que el otro puede ser candidato inmediato a una reducción de stock que libere capital sin exponer a la planta a ningún riesgo adicional, y esa distinción solo se resuelve revisando cada caso contra la función que el repuesto cumple dentro del proceso. 

El mismo caso de mantenimiento visto desde el almacén

Llevar esta lógica a un terreno concreto invita a volver sobre el mismo tipo de organización industrial que sirve de referencia en otros ejercicios de clasificación de inventarios de mantenimiento, veamos el caso desde una planta cementera hipotética, a fines didácticos, que llamaremos Cementos Altiplano.

Su operación es continua, y depende de un conjunto de activos rotativos y de proceso donde cualquier parada por falta de repuesto crítico detiene la línea completa, entre ellos los siguientes:

• El circuito de molienda, compuesto por el molino de crudo y el molino de cemento.

• El horno rotatorio, con su ventilador de tiro inducido asociado.

• El sistema de transporte de material, con transportadores de banda, cadena y un elevador de cangilones.

• Los servicios auxiliares, con una bomba de agua de enfriamiento y un compresor de aire de instrumentos.

Ese contexto operacional es el mismo punto de partida obligatorio de cualquier clasificación de inventario, sin importar si lo que se está midiendo es consumo o existencia.

Sobre ese contexto se levantó el mismo listado de 20 repuestos, cada uno con su precio unitario y, esta vez, con la cantidad que hoy permanece en existencia en el almacén en lugar de la demanda anual, un dato que en un sistema real de gestión de mantenimiento suele obtenerse directamente del módulo de inventario sin necesidad de reconstruir ningún historial de consumo.

Es importante señalar que el procedimiento aritmético multiplica el precio unitario de cada repuesto por su cantidad en existencia para obtener el valor en existencia individual, suma esa columna para conocer el valor total inmovilizado en el almacén y ordena todo el listado de mayor a menor según esa cifra, un reordenamiento que en Cementos Altiplano cambia por completo el podio respecto al que resultaría de mirar solo el consumo. 

Un reductor planetario del elevador de cangilones que se compra apenas una vez al año pasa a ocupar la primera posición porque la planta decidió mantener una unidad siempre disponible en bodega, dado su precio elevado y su  tiempo de entrega  largo. Mientras que ese mismo ladrillo refractario que dominaba el análisis por consumo aparece aquí en segunda posición, porque aunque se usa constantemente, la planta no acostumbra guardar grandes cantidades de él a la vez.

Con la lista ordenada se calcula, igual que en cualquier clasificación de este tipo, el porcentaje que cada repuesto aporta al valor en existencia total y el porcentaje acumulado que resulta de sumar cada fila con las anteriores, columna que después se compara contra los cortes definidos para asignar la clase X, Y o Z correspondiente a cada repuesto.

Cortes que separan las clases X Y y Z

El esquema aplicado sobre Cementos Altiplano reserva el 60% del valor en existencia acumulado para la clase X, el 30% siguiente para la Y y el 10% restante para la Z, un reparto distinto al que suele usarse para clasificar por valor de uso y que conviene no confundir entre un análisis y otro.

Además, a su vez con ese criterio, cinco de los 20 repuestos concentran el 57% del capital inmovilizado y quedan en clase X,  ocho repuestos adicionales suman otro 33% aproximado y quedan en Y; y los siete restantes, pese a representar más de un tercio del listado, apenas inmovilizan el 10% del valor total en existencia.

• Clase X: pocos repuestos concentran la mayor parte del capital inmovilizado, ameritan revisión prioritaria del nivel de stock que realmente se justifica mantener.

• Clase Y: un grupo intermedio donde conviene revisar la política de stock con regularidad estándar sin llegar al detalle artículo por artículo.

• Clase Z: la mayoría de las referencias, cada una con poco capital comprometido individualmente, donde el esfuerzo de revisión suele rendir menos que en las otras dos clases.

El mismo caso documentado desde una referencia en una transportadora de gas, también sirve de referencia para otras clasificaciones de inventario, y permite dimensionar el fenómeno a mayor escala, donde puede haber un supuesto de 401 artículos, con apenas un 6,7% del catálogo total de esa organización, donde se concentraron con el 80% del valor total de su inventario. La proporción exacta cambia de una planta a otra, pero la forma general se repite, un grupo reducido de referencias sostiene la mayor parte del capital inmovilizado mientras la mayoría del catálogo pesa relativamente poco en esa misma cuenta.

Al igual que con cualquier clasificación por valor, conviene apoyar la lectura de la tabla con un gráfico de valor en existencia acumulado contra la posición del repuesto, que traza una curva de subida marcada al inicio y un aplanamiento progresivo hacia el final, útil para ver de un vistazo en qué punto exacto del listado se concentra el grueso del capital inmovilizado.

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Comparación de un repuesto en dos clasificaciones distintas

Un mismo repuesto puede ocupar posiciones muy distintas según se lo mire por consumo o por existencia, y ese contraste suele ser la parte más reveladora de aplicar ambas clasificaciones sobre el mismo inventario. 

Por ejemplo, el motor eléctrico de 200 caballos de fuerza que en la clasificación por consumo alcanza la clase alta, precisamente por su precio elevado pese a comprarse una sola vez al año, aparece en la clasificación por existencia con valor en existencia igual a cero, sencillamente porque la planta no mantiene ninguna unidad guardada en bodega y decide comprarlo bajo pedido cada vez que lo necesita.

El análisis XYZ de inventarios, es una técnica de clasificación que ordena los repuestos de un almacén según el valor del capital que cada uno tiene inmovilizado en existencia.

Se entiende como el resultado de multiplicar el precio unitario por la cantidad que hoy permanece guardada en la bodega, de modo que una planta puede identificar con precisión en qué referencias concretas está atrapado el dinero que en teoría debería estar disponible para otras prioridades del negocio. 

¿Qué hacer entonces con cada clase una vez clasificado el capital inmovilizado?

Sobre los repuestos de clase X conviene preguntarse, para cada uno, si la cantidad que hoy está guardada realmente se justifica frente al riesgo de no tenerla disponible, revisar si existe margen para reducir el nivel de stock sin comprometer la continuidad operacional y renegociar condiciones de compra que permitan liberar parte de ese capital sin sacrificar disponibilidad.

En cuanto a los de clase Z, el ejercicio suele rendir menos porque el capital comprometido individualmente es pequeño, y el tiempo del analista generalmente encuentra mejor uso revisando primero la clase X y, si hace falta profundizar más, la Y.

• Revisión de política de stock: la clase X concentra la mayor oportunidad de liberar capital de trabajo sin afectar la operación.

• Riesgo de desabastecimiento: vale la pena cruzar cada repuesto de clase Z o clase baja en existencia con su criticidad operacional, porque un valor en existencia bajo en un repuesto indispensable puede anticipar una falta de stock antes de que ocurra.

• Frecuencia de revisión: igual que en cualquier clasificación por valor, la clase X exige seguimiento más cercano que la Y, y esta a su vez más que la Z.

Vale la pena insistir en que un valor en existencia bajo, no equivale automáticamente a bajo riesgo ya que  un repuesto de reposición larga y consecuencia grave frente a una falla puede tener, con toda intención, poco capital inmovilizado simplemente porque la planta decidió no guardar unidades de más, y esa decisión únicamente es acertada si viene acompañada de una gestión activa del tiempo de entrega ante el proveedor.

Aplicar el análisis XYZ dentro de un contexto operacional definido

Clasificar por valor en existencia sin haber definido antes qué función cumple cada equipo dentro del proceso productivo corre el riesgo de tratar como equivalentes a repuestos que, en la práctica, tienen consecuencias muy distintas si faltan en el momento en que se necesitan.

En Cementos Altiplano, la política de mantener siempre una unidad de reductor planetario disponible en bodega, pese a su costo elevado, responde directamente a que el elevador de cangilones que ese reductor mueve es parte de la línea continua de producción, y una falla sin repuesto a mano detendría la planta completa mientras se gestiona una compra de urgencia, siendo entonces un repuesto de caracteristicas criticas.

Esta forma de leer el inventario explica, en el fondo, por qué dos repuestos con el mismo precio unitario pueden merecer políticas de stock completamente distintas.

El reductor planetario del elevador de cangilones justifica una unidad siempre disponible en bodega porque su ausencia detiene la línea completa mientras se gestiona una compra de urgencia con un proveedor que puede tardar semanas en entregar, y esa misma lógica no aplicaría de igual manera a un repuesto de precio similar, pero de entrega rápida y consecuencia menor. El análisis XYZ de inventarios entrega su mejor valor cuando la cifra de capital inmovilizado se interpreta junto a esa función que cada equipo cumple dentro de la planta, y no como una lista aislada de valores sin conexión con la operación real.

Conclusión

Mirar el almacén de repuestos por el capital que cada referencia tiene inmovilizado, en lugar de mirarlo únicamente por lo que se consume, cambia la pregunta que un equipo de mantenimiento puede responder con sus propios datos, ya no solo dónde se concentra el gasto anual sino dónde está atrapado el dinero que la planta ya invirtió y que hoy permanece guardado en un estante. Esa pregunta importa tanto como la del consumo, y en ciertas decisiones de capital de trabajo,importa todavía más.

Buscando trasladar todo este proceso a la operación diaria, este ordenamiento por valor en existencia se convierte en un insumo concreto para revisar políticas de stock que quizás nunca se cuestionaron desde que se definieron, identificar oportunidades reales de liberar capital sin poner en riesgo la disponibilidad de un repuesto crítico;  y detectar con más claridad los casos, como el del motor sin ninguna unidad en bodega pese a su alto consumo, donde dos clasificaciones distintas del mismo inventario cuentan una historia que ninguna de las dos por separado alcanza a contar completa.

Queda, como con cualquier clasificación basada en un solo criterio, una limitación que conviene no perder de vista, y es que el valor en existencia tampoco reemplaza un análisis de criticidad operacional, de manera que la decisión final sobre cuánto stock mantener de cada repuesto siempre debería cruzar lo que dice esta clasificación con la consecuencia real que tendría para la planta quedarse sin ese repuesto en el momento menos oportuno. porque expone una decisión de aprovisionamiento que merece revisarse con cuidado, tener en clase alta por consumo a un repuesto que además es crítico para la operación y no contar con ninguna unidad en bodega, es un riesgo de desabastecimiento que ninguna de las dos clasificaciones por separado alcanza a mostrar con la misma claridad que ofrece leerlas juntas.

Un repuesto barato de alta rotación, en cambio, suele mostrar el patrón inverso, valor de uso relevante por su consumo constante pero valor en existencia bajo porque la planta lo repone en lotes pequeños con frecuencia, lo que no representa ningún riesgo mientras el proveedor cumpla con el tiempo de entrega acordado.