Mantenimiento y gestión de activos físicos

¿Qué plantea el estándar europeo EN 16646: 2014? ¿Cuáles son sus aspectos relevantes? ¿Qué orienta acerca de la relación entre la gestión de activos físicos y gestión de mantenimiento? ¿Cuál es su importancia? ¿Quién intentó oponerse a su aprobación? ¿Qué otras normas vigentes pueden contribuir a orientar la relación entre mantenimiento y gestión de activos? … Las respuestas a estás y otras posibles interrogantes acerca del tema, las encontrará en el desarrollo de este artículo.

La Norma Europea, EN 16646:2014 Maintenance — Maintenance within physical asset management, aprobada el 8 de noviembre de 2014, por el Comité Técnico CEN/TC 319 “Maintenance” del Comité Europeo de Normalización (CEN) —uno de los Órganos Regionales de Normalización más importantes del mundo. Entre sus producciones exhibe decenas de otras normas vigentes acerca del mantenimiento y la gestión de activos. Algunas de estos estándares han sido considerados e integrados en una nueva norma para aclarar el rol del mantenimiento en diferentes fases del ciclo de vida como parte del sistema de gestión de activos físicos.

Creación de la EN 16646

La novedad normativa europea, clasificada como EN16646, consiste en una guía y recomendaciones acerca del establecimiento del desempeño del mantenimiento en la gestión de activos físicos basándose en la concurrencia de otras trece normas europeas explícitamente relacionadas (ver figura 1) con la confiabilidad, la obsolescencia, la mantenibilidad, el costo del ciclo de vida, los Indicadores claves de desempeño, el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad, el soporte logístico, la mantenibilidad durante el diseño y desarrollo, las pruebas y el diagnóstico técnico.

Figura 1. Normas Europeas que concurren y relacionan el mantenimiento con la gestión de activos físicos [cortesía Radical Management, 2014]
Figura 1. Normas Europeas que concurren y relacionan el mantenimiento con la gestión de activos físicos [cortesía Radical Management, 2014]

En particular, la EN 16646 se ocupa de establecer el rol del mantenimiento dentro de la empresa en relación con la gestión de activos físicos, y esto lo realiza buscando alinearse y dar sentido al rol del mantenimiento interpretando la familia de normas internacionales de requisitos para la gestión de activos ISO 55000:2014 . Las versiones oficiales están en Inglés, francés y alemán, aunque una versión en español aprobada de la norma europea ya está disponible, desde el pasado junio de 2015,en el sitio de AENOR (que es miembro del CEN).

El European Committee for Standardization (CEN) está compuesto por miembros que son los organismos nacionales de normalización de Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Islandia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Rumania, Eslovaquia, Eslovenia, España, Suecia, Suiza, Turquía y Reino Unido. Ver figura 2.

Figura 2. Los organismos de normalización, de los países de la Unión Europea, son miembros del European Committee for Standardization (CEN) y están obligados a adoptar las normas emitidas por este, retirando cualquier norma nacional que contradiga o aborde el mismo tema [cortesía, Radical Management 2015].
Figura 2. Los organismos de normalización, de los países de la Unión Europea, son miembros del European Committee for Standardization (CEN) y están obligados a adoptar las normas emitidas por este, retirando cualquier norma nacional que contradiga o aborde el mismo tema [cortesía, Radical Management 2015].

Los miembros del CEN están obligados a cumplir con las regulaciones que estipulan las condiciones para la concesión de este Estándar Europeo al rango de norma nacional sin ninguna alteración en cada uno de los países de la Unión Europea. La abrumadora mayoría de los miembros del CEN adoptaron la norma inmediata y favorablemente.

El Reino Unido (British Standards Institution, BSI), miembro del CEN, por las regulaciones de la Unión, adoptó como norma nacional la BS EN 16646, el 30 de abril de 2015. Sin embargo, el Comité Técnico “DS/1 Dependability”, representante del Reino Unido, durante las fases del desarrollo de la norma votó contra la aprobación aduciendo débiles argumentos que pueden ser consultados en su prefacio a la norma nacional BS EN 16646. Al parecer, la oposición a la norma europea por parte del mencionado Comité fue, en extremo, un fútil intento por favorecer al documento retirado PAS55 que tenía aspiraciones de ser norma británica y nunca lo fue, en primer lugar por sus evidentes limitaciones de contenido y forma (20 páginas de fotos irrelevantes y sólo 11 de texto propuesto y no consesuado para ser norma británica). En segundo lugar, por la aprobación de la EN16646, iniciativa del órgano europeo de normalización, que recuerda cuantas normas existían ya vigentes y apenas conocidas, relacionadas con el tema. Recordemos que los activos siempre se han gestionado en general, y mantenidos en particular, de alguna manera. Si hay empresa, hay activos… y si hay activos han de ser gestionados (mantenimiento incluido) siempre y en todas partes.

Extrañamente, la Publicly Available Specification 55, retirada de nitivamente en enero de 2015 —continuidad y síntesis caricaturesca de las antiguas, acertadas y ya sustituidas normas británicas, de la serie BS 3843 acerca de la Terotecnología— no recibió nunca la justa crítica que por diez años habría necesitado por parte de este u otro Comité británico —Lo cierto es que el DS/1 se opuso explícita y vanamente al desarrollo y aprobación del hoy vigente Estándar Europeo EN 16646 (40 páginas coherentes de texto, tablas, diagramas y bibliografía completamente soportada por normas reconocidas por el órgano regional de estandarización).

Gestión de activos y gestión de mantenimiento — Familia ISO 55000 y en 16646

Existen varias ausencias y omisiones relevantes en la actual versión de la familia ISO 55000: 2014 sobre gestión de activos, que por si mismas necesitarían de análisis y corrección y que serán objeto de otro artículo. Como es característico en este tipo de norma general, se usa terminología genérica y orienta sus requisitos a la gestión de todos los activos de la empresa (fijos, tangibles e intangibles).

Uno de estos aspectos vitales que frena la implementación y la interpretación de ISO 55001 es la omisión de la referencia a la gestión del mantenimiento y la confiabilidad. Esta cuestión no aporta claridad acerca de cuál es la influencia o cómo desarrollar el mantenimiento y la confiabilidad durante las diferentes fases del ciclo de vida de los activos para poder contribuir a la gestión de activos físicos. Tal ausencia de criterio en la norma internacional ha contribuido a crear la confusión que hace pensar a muchos que se trata del mismo perro con diferente collar. Es decir, que gestión de activos es gestión de mantenimiento…

La Norma Europea EN 16646 nos recuerda, sin embargo, que gestión de mantenimiento NO ES sinónimo de gestión de activos físicos, sino que “El sistema de gestión de mantenimiento es parte de un sistema de gestión de activos físicos”, y por ello le busca la relación para que mantenimiento, en particular, pueda tributar oportunamente al sistema de gestión de activos de la empresa.

Conviene aclarar de paso, que en ningún caso se puede afirmar que el sistema de gestión de activos se limita a los procesos de mantenimiento. De igual modo, hay que decir que el resto de las funciones empresariales deberán definir también su rol tan claramente como lo esta haciendo ahora el mantenimiento con la norma europea objeto de análisis, ya que la gestión de activos empresariales no se soporta únicamente, ni mucho menos, desde el mantenimiento.

El desafío de la norma ISO 55001 (certificable por alguna empresa acreditada, acorde con la norma ISO 17021-1 y 5, por Órgano de acreditación, reconocido y competente) es la de crear el sistema de gestión de activos de la empresa, donde mantenimiento es una de las áreas involucradas pero no la única. Recordemos que la familia de normas ISO 55000 esta concebida para toda la empresa, como sistema, y no para una parte de la empresa. En ese sentido, la EN 16646 concurre en la faena de buscar aterrizar la gestión de activos físicos, específicamente, como marco para las actividades y procesos de mantenimiento en particular los representados en la figura 3, para las diferentes fases del ciclo de vida de los activos.

Figura 3. Sistema de procesos de mantenimiento [cortesía Radical Management, 2014].
Figura 3. Sistema de procesos de mantenimiento [cortesía Radical Management, 2014].

La norma europea EN 16646:2014 es voluntaria y NO ES CERTIFICABLE a nivel internacional como sería el caso de la ISO 55001 de Requisitos del sistema de gestión de activos. La importancia de esta EN 16646:2014 es que coloca y le da un rol al mantenimiento dentro de la complejidad transversal que representa la gestión de activos físicos como parte de la gestión de activos empresariales, que como ya conocemos los activos pueden ser tangibles e intangibles y se contradistinguen porque “tienen valor real o potencial para la organización”.

Ahora bien, ¿y que sería “tener valor real o potencial”? ¿Cuando se habla de “valor” a que nos referimos concretamente? El valor, según ISO 55000, puede ser tangible o intangible, financiero y no financiero. Será necesario definir el valor de acuerdo a los objetivos de la organización y con el concurso de las partes interesadas en las empresa.

De acuerdo con la definición dada en la Norma Europea EN 1325-1, el valor queda como “la relación entre la satisfacción de necesidades y los recursos usados para tal propósito”. Aclara que el valor es relativo y puede ser visto en modo diferente por distintas partes interesadas y en distintas situaciones. Necesidades de la organización expresadas en la EN 16646 son:

  • Adquirir o crear activos físicos apropiados a los objetivos y actividad de la organización.
  • Operar los activos para optimizar el valor creado para la organización.
  • Mantener los activos para optimizar el valor creado con la operación para la organización.
  • Modernización de los activos para obtener mayor valor durante el ciclo de vida total del activo.
  • Retiro o dismisión de los activos cuando finaliza la vida útil.
  • Existencia de eficaces procesos de soporte (humano, informativo, logístico).

Para un conocimiento profundo acerca del valor y su gestión sugiero al lector consultar la Norma Europea EN 12973, Value Management.

La EN 16646 aborda cómo el mantenimiento se desarrolla desde sus procesos de creación de estrategia y objetivos, planificación, gestión de recursos, implementación de planes y seguimiento y mejora. Todo esto en relación con diferentes fases del ciclo de vida del activo físico, definidas en dicha norma europea, como se ilustra en la figura 4.

Figura 4. Fases del ciclo de vida que se relacionan con mantenimiento del activo, según EN 16646 [cortesía Radical Management, 2014].
Figura 4. Fases del ciclo de vida que se relacionan con mantenimiento del activo, según EN 16646 [cortesía Radical Management, 2014].

La EN 16646 refuerza la idea que la gestión de activos presenta diferentes dimensiones que requieren competencias y un enfoque sistémico único. Estas dimensiones incluyen los procesos para transformar el contexto de la organización. Procesos de gestión de activos físicos para producir la estrategia y los planes de mantenimiento. Procesos para optimizar las diferentes actividades durante el ciclo de vida. Procesos para gestionar la incertidumbre asociada (risk management) a la influencia de los factores internos y externos a la organización que influyen en los resultados de la gestión de activos físicos.

Llevar a la práctica lo anterior, apunta el estándar, demanda la clara definición de responsabilidades y autoridades en la alta y media dirección y en todas las funciones claves de la organización. Y, naturalmente, el desarrollo de las competencias particulares en el personal en función del nivel que cubra en el sistema de gestión de activos físicos de la empresa.

Los cuatro factores vitales para definir las actividades de un sistema de gestión de activos físicos y de gestión de mantenimiento en cualquier organización y basados en un análisis estratégico, según la EN16646 son: las características y objetivos de la empresa, el mercado, la comunidad y la tecnología ( figura 5).

No es casual que se hablé de “estrategia” y de “análisis estratégico” como punto de partida y luego de “políticas”. Ya que la estratégica proyecta a la empresa o al proceso mientras que las políticas definen el cómo ejecutar, ¿qué?… la estrategia. La inversión de está lógica del management (políticas determinando estrategias) es uno de los defectos conceptuales relevantes arrastrados por la ISO 55000 que hay que considerar para su correcta interpretación y evitar así la perogrullada durante una eventual implementación.

Según la norma europea que nos ocupa, la gestión de activos físicos no se centran en el propio activo, sino en el valor que el activo puede proporcionar a la organización. La gestión de mantenimiento, en cambio, se re ere a la garantía de funcionalidad de los activos en su contexto organizacional conforme a requisitos, evaluados con los Indicadores de desempeño (generales y específicos), para la gestión de activos físicos, véase la figura 5. Ejemplo de requisitos pueden ser: disponibilidad, fiabilidad, durabilidad, seguridad, e ciencia, integridad, capacidad, sostenibilidad, productividad… y otros que se mencionan en el estándar.

Lógicamente, un sistema de gestión de activos físicos no se limita, ni es simplemente un sistema informativo (CMMS, EAM), para monitorear los indicadores de desempeño (KPI). También incluyen la estructura de la organización, los roles, las responsabilidades, los procesos de negocio, los planes, las características de operación y de mercado.

Figura 5. Factores claves para definir un sistema de gestión de activos físicos y un sistema de mantenimiento. Ref. EN16646 [cortesía Radical Management, 2014].
Figura 5. Factores claves para definir un sistema de gestión de activos físicos y un sistema de mantenimiento. Ref. EN16646 [cortesía Radical Management, 2014].

Indicadores generales y específicos de desempeño

Con el objetivo de facilitar el control y la mejora derivados del análisis estratégico como representado en la precedente figura 5, los requisitos de la gestión de activos pueden y deben ser interpretados a través de los Indicadores generales de desempeño (KPI). Siguiendo eficazmente alguno de los KPI generales sugeridos por la norma, es posible evitar o mitigar riesgos asociados a la falta de visión panorámica sobre la gestión de activos; el comportamiento de “isla” por parte de algunas áreas funcionales en la empresa; decisiones inadecuadas acerca de reemplazos y modernización; decisiones basadas en el precio de compra y no en el costo del ciclo de vida; estimaciones fuera de lugar de vida útil desde el enfoque financiero; criterios y decisiones financieras inadecuadas con respecto a inversiones y mantenimiento de activos…

La figura 6 muestra algunos de los indicadores generales de desempeño expuestos en la EN 16646 y que pueden ser usados para diferentes propósitos y por diferentes niveles organizativos.

La norma enfatiza en la necesidad que la dirección empresarial comunique los resultados de los KPIs y objetivos a TODAS las funciones de la organización, incluyendo naturalmente al mantenimiento, lo cual presupone que dichas funciones pueden influir en los objetivos.

Para planificar y ejecutar las acciones de gestión de activos cumpliendo con los requerimientos establecidos como necesarios, la organización definirá Indicadores específicos para gestionar el rendimiento del portafolio o cartera de activos, los sistemas de activos o los activos individuales —tal y como propone la norma jerarquizar los activos. Ejemplos de Indicadores específicos de mantenimiento pueden ser consultados en la Norma Europea EN 15341, teniendo en cuenta que es posible proponer otros indicadores particulares.

Figura 6. Algunos Indicadores Generales de Desempeño para la gestión de activos físicos. Ref. EN16646 [cortesía Radical Management, 2014].
Figura 6. Algunos Indicadores Generales de Desempeño para la gestión de activos físicos. Ref. EN16646 [cortesía Radical Management, 2014].

Conclusiones

En síntesis podemos concluir lo siguiente:

• La Norma Europea EN 16646 introduce la gestión de activos físicos como marco para las actividades de mantenimiento y es el único estándar hasta el momento que trata el tema explícita y estructuradamente.

• También enfoca la relación entre el plan estratégico organizacional y el sistema de gestión de mantenimiento.

• Además, describe las interrelaciones entre el sistema de procesos de mantenimiento y todos los demás procesos de gestión de activos físicos (que también identifica).

• Relaciona y define las diferentes fases del ciclo de vida de activos con la “gestión de activos” y la gestión de mantenimiento de dichos activos.

• Propone una serie de Indicadores Claves de Desempeño tanto generales como específicos.

• Establece las competencias organizacionales que deberá tener el personal en dependencia del nivel del sistema de gestión de activos físicos donde trabaje (portafolio de activos, sistema de activos o activos simples).

• Relaciona Mantenimiento y Gestión de Activos Físicos aportando recomendaciones y guía para interpretar desde el mantenimiento los requisitos de Gestión de Activos de la familia ISO 55000, basándose en los presupuestos de trece normas de referencia sobre el tema.

Autor: Luis Felipe Sexto
Radical Management, Fundador, consultor y docente
Twitter: @lsexto

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