6 Errores a evitar con el software de gestión de activos (EAM)

Las organizaciones invierten millones de dólares cada año en soluciones de software de gestión de información para gestionar los requerimientos y documentos pertinentes para su estrategia de gestión de activos. La norma ISO 55002:2014 recientemente publicada, Gestión de Activos – Sistemas de Gestión – Guías para la aplicación de la ISO 55001:2014, define esta tecnología de la información como el soporte para el sistema de gestiona de activos.

Los requerimientos de información contenidos en este estándar señalan los gaps que rutinariamente previenen la obtención del retorno definido en el caso de negocio que fue usado para seleccionar el software.

Aquí presentamos seis errores comunes que las organizaciones comenten y que evitan que la inversión realizada obtenga los beneficios pronosticados.

1. Cadena de Valor

A pesar de los avances que los principios “lean” han ganado en la industria, hay una debilidad en las organizaciones dentro y fuera de la industria,, porque fallan a la hora de definir la cadena de valor y como las personas y los activos físicos se integran para crear valor para la organización. Sin esto, la complejidad de la gestión de la información deviene estresante. Tomemos como ejemplo la Figura 1, una interpretación de la IEC 62264-1 para el flujo de información de una refinería.

Figura 1
Figura 1

El flujo de información para una refinería, una interpretación de la IEC 62264-1, facilita definir cual data y requerimientos son necesarios para la gestión de la información relacionada con los activos y como ella crea valor para el negocio.

Una vez que esta información fluye y es claramente entendida, es mas fácil definir cual data y requerimientos son necesarios para la gestión de la información relacionada con los activos y como ellos crean valor para el negocio. Sin este enlace transparente con el negocio es casi imposible para una organización configurar un sistema que maneje la información para tomar decisiones de gestión de activos en tiempo real.

2. Procesos del Negocio

La falta de procesos de negocio claramente definidos al nivel de transacciones crea una cantidad significativa de trabajo sin valor agregado para una organización al permitir una variación significativa en los sistemas de gestión. Otra debilidad son los roles y responsabilidades pobremente definidos para la ejecución de cada paso del proceso. Invertir en tecnología sin el alineamiento de proceso y sistemas puede reducir el beneficio debido al incremento de trabajo sin valor agregado como el tiempo perdido en revisar data, duplicación de bases de datos, duplicación de sistemas de información y tareas ad hoc. Sin procesos de negocio claramente definidos, es difícil delinear los requerimientos funcionales que necesitan ser cumplidos para una estrategia efectiva de gestión de activos.

3. Requerimientos del Usario

Las personas que diseñan, adquieren, construyen, comisionan, operan, mantienen y disponen del portafolio de activos físicos de la compañía tienen requerimiento funcionales específicos y de data, lo que se muestra en la Figura 2, que son necesarios para gestionar estos activos a través del ciclo de vida. Un número significativo de estos requerimientos residen en el dominio de la tecnología de la información. Desafortunadamente, la selección, configuración e implementación de soluciones que cumplan el requerimiento funcional a menudo son conducidas por un grupo de personas con limitado entendimiento de esos requerimientos y la comunicación a través del espacio en blanco es inexistente. La ausencia de compromiso de la dirección y la falta de acuerdos internos de auspicio a menudo se combinan para prevenir esta necesaria colaboración. Los requerimientos de los usuarios deben ser eslabonados con los objetivos del negocio y reforzados a través de indicadores que conduzcan a la conducta correcta.

Figura 2
Figura 2

Las personas que diseñan, adquieren, construyen, comisionan, operan, mantienen y disponen del portafolio de activos físicos de la compañía tienen requerimientos funcionales específicos y la data resultante que es necesaria para gestionar estos activos durante su ciclo de vida.

4. Data Maestra

Otra área de oportunidad es la data maestra contenida dentro del sistema EAM. La mayoría de implementaciones centralizadas de TI fallan, al darse cuenta que instalar el software en los servidores o alojándolo en la nube es una fracción del nivel de esfuerzo y costo en la configuración e implementanción de soporte a las mejores prácticas de gestión de activos. La integridad de la data es importante por razones de requerimientos del negocio, legales y regulatorios. Los controles implementados deben ser adecuados para el tipo de información que apoya las actividades de gestión de activos, de acuerdo con la ISO 55002:2014 Sección 7.6, Información documentada. En más de 300 evaluaciones que hemos conducido en las pasadas décadas, menos del 30% de la data fue precisa en las auditorias electrónicas y de campo. Tal pobreza de la integridad de la data es debido a una débil implementación del plan inicial, falta de gestión del cambio, obsolescencia y falta de apego a los controles. Las clasificaciones de tipo de activos, con definiciones claras y una convención estándar de nombres debería ser adoptada por la organización como un todo. Los tipos de activos y otros criterios que los distinguen, como costo del ciclo de vida, término de vida útil, valor de reemplazo de activos, especificaciones de ingeniería y data de confiabilidad proveen los cimientos para el análisis. Tipicamente esta clasificación no existe debido a las deficiencias señaladas en el párrafo anterior.

5. Estructura Jerárquica

La taxonomía es definida por la norma ISO 14224:2006 como una clasificación sistemática de ítems en grupos genéricos basados en factores posiblemente comunes a varios de estos ítems – por ejemplo, ubicación, uso o subdivisión de equipos. La clasificación de la data relevante a ser recolectada según este estándar está representada por la jerarquía mostrada en la Figura 3.

Taxonomia definida por la norma ISO 14224:2006 como una clasificación sistemática de items en grupos genéricos basados en factores comunes a varios de los items.

Puesto que la mayoría de estructuras jerárquicas están definidas en el sistema EAM como una función de cuentas generales y balances, hay poco esfuerzo invertido en esta estructura por debajo del nivel 4. Desafortunadamente los niveles 5 a 8 son aquellos que proveen la granularidad para recolectar la data relevante sobre los modos de falla, efectos y causas, junto con los métodos de detección para aplicar el análisis RCM y conducir al análisis de causa raíz para identificar riesgos y también evaluar la efectividad de las estrategias de control. La falta de detalle dentro de estos niveles es un impedimento para realizar el análisis de confiabilidad.

Figura 3
Figura 3

6. Métricas

Con cualquier sistema de gestión, existe la necesidad de encontrar una manera de completar el ciclo. Todos los sistemas de gestión desarrollados bajo la ISO 72:2001, Guías para la justificación y desarrollo de estándares de sistemas de gestión, son desarrollados en un ciclo de mejora continua PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar). Sin métricas, no existe la etapa “Verificar” del ciclo, y por lo tanto no hay mejora. Los cinco factores señalados previamente (Cadena de valor, procesos del negocio, requerimientos del usuario, data maestra y estructura jerárquica) son fundamentales para el desarrollo y aplicación de las métricas. El objetivo principal de una métrica es asegurar que fórmula para el cálculo, fuente de datos de cada término del cálculo, base temporal, conducta deseada a la cual la métrica debe conducir y valor objetivo a lograr. Subestimar o fallar en invertir el apropiado nivel de esfuerzo en configurar e implementar su sistema de gestión de activos empresarial para asegurar que estos seis factores están adecuadamente direccionados, conducirá a una gestión de activos sub optimizada que no logrará el objetivo de una mayor utilización de los activos a un menor costo total de propietario. Esto será porque su organización falló en conseguir el retorno de inversión para aquello que fue vendido como una tecnología eficaz para la gestión de informacion de los activos, pero que solo resultó.

Autor: Mike Poland
Enginerriing Officer
CMRP, Director of Life Cycle
Engineering’s Asset Management
Services Group
Correo: mpoland@lce.com

Autor: Víctor D. Manríquez
Ingeniero Mecánico
CMRP-MSc. Energías Renovables
Ing. de Confiabilidad
Docente IPEMAN
Perú
Correo: vmanriquez62@yahoo.es

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