Implementar KPIs en lubricación no es tan difícil como parece

INTRODUCCIÓN

KPI es una sigla que proviene de las palabras del inglés “Key Performance Indicator”, en español “indicador clave de desempeño” Con la ayuda de un diccionario de ingles español voy a profundizar un poco en la etimología de cada una de las partes de la sigla.

Key = a way of explaining or achieving something.

Clave = una forma de explicar o lograr algo.

Performance = how successful someone or something is.

Desempeño = Que tan exitoso es alguien o algo.

Indicator = a fact, measurement, or condition that shows what something is like or how it is changing.

Indicador = un hecho, medida o condición que muestra cómo es algo o cómo está cambiando.

Luego de observar cada una de las partes que conforman la sigla en su idioma original podemos concluir que un KPI es un método, forma, camino de aplicar una métrica para cuantificar el desempeño de algo o de alguien y poder gestionarlo, intervenirlo y controlarlo.

KPI EN LUBRICACION, ¿QUE MEDIR?

La revista “Machinery lubrication” indica que la definición de las métricas para la gestión de lubricación en un principio no es muy evidente pero que el panorama se aclara resolviendo las preguntas indicadas como: ¿Cuáles son los objetivos para alcanzar? ¿En cuánto tiempo se desean alcanzar? Y yo agregaría: ¿cuáles son los recursos disponibles para alcanzar esos objetivos?

En lubricación hay muchos objetivos para medir y es deseable clasificarlos por familias. Por ejemplo: si deseamos monitorear la salud del activo a través de la lubricación debemos definir KPI para:

  • Medir el desgaste de los componentes críticos lubricados
  • Medir el deterioro de las propiedades del lubricante que esta en servicio en los componentes críticos.
  • Medir la contaminación que afecta la salud del lubricante.

KPI EN LUBRICACIÓN ¿COMO MEDIR?

Una de las formas básicas de métricas es contar, son muchas las variables cuantitativas y técnicas de operación, funcionamiento y salud que se pueden medir por medios ópticos y físicos. Un buen programa de análisis de aceite apoyado en un buen proveedor de laboratorio que entregue un informe practico con graficas claras será de mucha ayuda para medir indicadores claves como el desgaste de los componentes críticos en partículas por millón (ppm).

KPI EN LUBRICACION ¿CUÁNDO Y DONDE MEDIR?

Ilustración 1. Esquema general de un proceso. Fuente: El autor

¿Cuándo? Antes, durante y después de ejecutar un proceso de gestión de lubricación se deben medir todas las variables criticas para el contexto operacional que corresponda.

¿Dónde? En todas las etapas del proceso de lubricación y en todos los niveles se deben definir métricas claras de KPI para tener bajo control cada una de las variables involucradas en cada etapa y esto aplica a todos los niveles (estratégico, táctico y operativo).

Ilustración 2. Niveles de gestión. Fuente: cbmconnect.com

Uno de los indicadores fundamentales para medir la gestión de lubricación en el nivel operativo es el porcentaje de cumplimiento del plan de lubricación (%CPL).

IMPLEMENTACION DE KPI (%CPL)

Vamos ahora a desglosar cada uno de los términos de la ecuación anterior que llamaremos EC1

OTLR: ordenes de trabajo en lubricación realizadas

OTLP: ordenes de trabajo en lubricación programadas

El CMMS será de vital importancia para construir, implementar y controlar este indicador de cumplimiento del plan de lubricación ya que es obvio que se requiere llevar la estadística exacta de la cantidad de actividades de lubricación que contiene el plan y que son programadas para ejecutarse con una frecuencia determinada. A su vez del paquete de actividades de lubricación que se programen dentro de un periodo especifico días, semanas, meses, años se requiere cuantificar cuantas de estas actividades se realizaron.

El KPI de %CPL nos permite evaluar:

  • La efectividad de los técnicos de lubricación.
  • La cantidad del recurso humano necesario para dar cumplimiento al plan de lubricación.
  • La planeación, programación y ejecución del plan de lubricación.

CASO DE ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL KPI (%CPL)

A continuación, voy a compartir con los lectores un caso de éxito en la implementación del KPI del porcentaje de cumplimiento del plan de lubricación llevado a cabo antes de la pandemia. En la tabla 1 podemos observar las actividades programadas, ejecutadas y el cumplimiento calculado por medio de la EC1 para las 5 plantas industriales de una misma compañía durante las primeras 3 semanas de implementación del indicador.

Se debe anotar que al finalizar cada semana se hacía un análisis del comportamiento del indicador y se planteaban acciones para el mejoramiento de este en la siguiente semana dándole prioridad en el uso de los recursos disponibles y adicionando nuevos recursos a las plantas con el menor indicador.

El personal técnico ejecutor de las actividades de lubricación fue participe del análisis y planteamiento de soluciones a corto plazo que permitieran mejorar el indicador de manera continua. Al principio no se puede ocultar que el personal técnico era un poco escéptico frente a la implementación del indicador y en esta compañía no estaban acostumbrados a medir el cumplimiento de la lubricación lo que implicaba “un cambio de chip”.

Pero con el pasar de los días la resistencia al cambio que es natural en el comienzo de cualquier implementación fue disminuyendo al ver que el indicador comenzaba a mejorar y que la retroalimentación desde la jefatura de mantenimiento era positiva y constructiva.

Tabla 1. Estadística de cumplimiento de lubricación en una industria. Fuente: el autor.
Ilustración 3. Gráfico de actividades programadas vs ejecutadas. Semana 1
Ilustración 4. Gráfico del cumplimiento del plan de lubricación durante la semana 1
Ilustración 5. Gráfico de actividades programadas vs actividades realizadas durante la semana 3
Ilustración 6. Gráfico de cumplimiento del plan de lubricación durante la semana 3.

CONCLUSIONES

  • Medir es el primer paso obligatorio para poder controlar la gestión de lubricación.
  • Tener la gestión de lubricación bajo control por medio de KPI´s implica que la jefatura de mantenimiento pueda ir a casa a descansar de forma tranquila sin esperar lo peor.‹
  • Subir el indicador global de cumplimiento de lubricación en cinco plantas industriales que hacen parte de una misma compañía de 58,75% a 70,13% en tan solo tres semanas es un gran paso en el control de la planeación y programación de la lubricación industrial.
  • Un KPI debe ser un camino hacia una cultura de control en la gestión de lubricación y no una moda o un simple número para perseguir y mostrar en auditorías internas y externas.

CIBERGRAFIA

AUTOR: Gaspar Soto
Ing. Mecánico, especialista en gerencia de mantenimiento.
Coordinador de proyectos en OMC SAS
e-mail laboral: omcmantenimiento8@gmail.com

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