Soy Rafael Arguelles F., TSU en Informática, Ingeniero Electricista y MSc en Administración de Negocios, con más de 38 años de experiencia en el ámbito técnico, profesional y gerencial. Practico el silogismo en mi forma de pensar y actuar, lo que me convierte en un estoico en mi manera de ser. No les contaré mucho más de mí, ya que este no es el propósito de esta columna.

En esta columna exploraremos el diseño a la medida —como un traje de sastre hecho especialmente— del proceso de gestión del mantenimiento, considerando este como una parte fundamental del ciclo de vida de un activo durante su fase operacional (la zona plana de la curva de desempeño), enmarcado en su función dentro de un proceso. Dado lo extenso del tema, estimo que lo desarrollaremos en al menos dos, posiblemente tres entregas.

En columnas anteriores, definimos los tipos de mantenimiento que pueden contemplarse desde el punto de vista normativo clásico. Estas definiciones son esenciales para el desarrollo de esta columna, ya que nos centraremos en cómo combinarlos dentro de distintas estrategias. Además, a partir de esta entrega, abordaremos la optimización de costos (no hablaremos de reducción de costos, ya que no es la estrategia correcta en ningún caso), así como la planificación de actividades con un enfoque en activos que no están en servicio. También profundizaremos en el diseño de la Orden de Trabajo, un documento clave para optimizar las estrategias y sus resultados. Cabe destacar que no nos enfocaremos en adaptarnos a ninguna normativa específica, ya que el objetivo principal es maximizar el retorno desde el punto de vista de la utilización de los activos.

Premisas fundamentales

Diseño desde cero:Partiremos de la premisa de que estamos diseñando el proceso desde cero. Esta aproximación simplifica el diseño, ya que no es necesario diagnosticar la gestión actual, un paso que, de manera general, siempre resulta indispensable para identificar áreas susceptibles de mejora.

Recursos disponibles:Otra premisa clave es que contamos con recursos financieros potencialmente suficientes para implementar el diseño y con personal técnico necesario y adecuado, tanto en cantidad como en experiencia, para ejecutar las estrategias concebidas en el proceso. Esto no supone partir de un mundo ideal, sino de un escenario completamente factible, en el que, eso sí, deberá demostrarse que todo lo propuesto en el diseño contribuye a generar un retorno positivo.

En las próximas entregas, profundizaremos en estos aspectos, buscando siempre diseñar estrategias que no solo sean efectivas, sino que también optimicen los recursos y aseguren el máximo desempeño de los activos.

También mencionamos un “documento” muy importante: la orden de trabajo, o como también es conocida, la OT. Uso las comillas porque la orden de trabajo es mucho más que un simple documento. La OT es, en síntesis, la definición funcional del proceso necesario para ejecutar una labor de mantenimiento correctivo (programado o no) o de mantenimiento preventivo (necesariamente programado). Pero, ¿qué pasa con el documento de soporte del Mantenimiento Predictivo? ¿O del Mantenimiento Proactivo?

Las órdenes de trabajo se generan y gestionan desde un software de gestión de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés: Computerized Maintenance Management System). En cambio, las herramientas y estrategias de Mantenimiento Predictivo y Mantenimiento Proactivo son generadas y gestionadas en un software para la gestión de activos (EAMS, por sus siglas en inglés: Enterprise Asset Management System). Esta diferenciación en la gestión, a mi juicio, nos ofrece una pista importante sobre dónde no debería residir la gestión de activos. Pero dejaré el comentario hasta aquí, porque, como mencioné en la primera entrega, este tema genera polémicas, y lo más relevante es enfocarnos en el KIR.

Ejemplos de sistemas de gestión

Existen muchos ejemplos de sistemas para la gestión de mantenimiento y activos. A continuación, menciono algunos con los que he trabajado:

• CMMS: Maximo, SAP MM, JDEdwards. De los mencionados, el único diseñado exclusivamente como CMMS es Maximo. Los otros dos son módulos de gestión de mantenimiento incluidos en suites empresariales más amplias que abarcan compras, inventarios, finanzas, nóminas, entre otros.
• EAMS: Meridium (hoy día conocido como GE APM) y AMS (de Emerson). De estos, puedo destacar que Meridium incluye módulos que, además del monitoreo de condiciones (RCM, IBR, etc.), permiten gestionar casos documentados de Mantenimiento Proactivo (como ACR, Control de Corrosión, Métricas de Gestión de Activos Físicos, entre otros).

La importancia de la integración

Es altamente deseable que estos dos sistemas (CMMS y EAMS) estén completamente integrados. ¿Por qué?

En primer lugar, porque ambos gestionan los mismos activos. Además, como vimos en la primera parte de este artículo, la gestión de mantenimiento es una parte necesaria e imprescindible de la gestión de activos.

Como se observa en la Figura 1, las distintas fases del KIR se interrelacionan con las diversas herramientas y entornos de gestión. Las líneas terminadas en punta de flecha que se muestran en el diagrama ilustran cómo ocurre esta interacción de manera secuencial.

Recordemos que el KIR, al que de ahora en adelante llamaremos por su verdadero nombre, nació como una estrategia para evidenciar el principal objetivo de implementar la Confiabilidad Operacional: aumentar la disponibilidad de los activos físicos para la producción.

Logremos, entonces, establecer un recorrido por cada una de esas fases, para algunos ejemplos de casos hipotéticos.

CASO 1

En un equipo rotativo, de criticidad operacional alta, con monitoreo continuo de vibraciones, se produce una alarma por alta vibración en el sistema de control. Esto provoca una solicitud por parte del equipo de operaciones a los técnicos o ingenieros que realizan toma y análisis de estos datos, los cuales se presentan a ejecutar el diagnóstico solicitado. Una vez hechas las mediciones, al analizar el espectro, determinan que existe un juego radial mayor al esperado, por lo cual recomiendan reemplazar el cojinete en cuestión. De la misma manera, indican que la máquina puede seguir trabajando, con un monitoreo y análisis más frecuente, de forma de poder preparar el trabajo y hacer una parada ordenada.

Una vez descrito el caso, pasemos a formularnos algunas preguntas:

• La intervención del técnico que acude a realizar la medición y análisis del caso, ¿en qué fase transcurre? ¿En cuál sistema se gestiona?
• El siguiente paso, ¿en qué fase se encuentra y con cuál sistema se gestiona?
• El trabajo de llevar el activo a una condición normal de trabajo, ¿en qué fase ocurre? ¿Con cuál sistema se gestiona?
• Una vez hecho el trabajo, ¿cuál sería el próximo paso y en qué fase ocurre?
• ¿Qué tipos de mantenimiento hemos ejecutado hasta ahora?
• El monitoreo frecuente que se menciona, ¿en qué fase ocurre?

Procedamos, pues, a responder estas preguntas, invitando al análisis de la respuesta.

La intervención del técnico transcurre en la FASE 1: HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO APLICADAS EN LA FASE DE OPERACIÓN DEL ACTIVO. Esta estaba muy fácil de responder, pues de hecho, en el enunciado se indicó que haría una “toma y análisis de estos datos” para “ejecutar el diagnóstico solicitado”. Por supuesto, se gestiona en el EAMS. Si el EAMS y el CMMS están realmente integrados, desde el EAMS saldrá la OT para la corrección del defecto. De no estarlo, alguien tendrá que generar dicha orden de forma manual.

Luego de generarse la orden de trabajo, y ser evaluada por el personal técnico para garantizar que el alcance del trabajo que se especificó realmente es el requerido, se inicia la fase de PLANIFICACIÓN DE LA OT. Ya esto responde una parte de la siguiente pregunta: ¿Dónde ocurre el siguiente paso? Este paso, evidentemente, transcurre en la fase 2, “HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN PARA KIR,” y por supuesto, debe gestionarse en el CMMS. Esta fase incluye múltiples etapas, como la preparación, asignación de recursos, gestión de ventana operacional y ejecución del trabajo, que finaliza con la adecuada retroalimentación de la OT, este último un paso muy importante de la gestión que con frecuencia no es debidamente potenciado. Pero del flujo de trabajo del mantenimiento nos ocuparemos en una entrega posterior, en la que hablaremos del flujo de trabajo en distintas facetas del mantenimiento.

Pues bien, ya se hizo el diagnóstico, se especificó el trabajo, luego el mismo se planificó adecuadamente y se gestionó la ventana operacional... Nos corresponde ahora proceder a corregir el defecto, y llevar el activo a su condición de operación normal. Se reemplaza, en consecuencia, el cojinete con excesivo juego axial, se miden los cojinetes planos que no se cambiaron, se retroalimenta la orden, y se procede a su cierre. La ejecución del trabajo descrito transcurre en la FASE 3: CORRECCIÓN DEL DESPERFECTO. Y, por supuesto, se gestiona en el CMMS.

Ya se hizo el trabajo. ¿Qué debe ocurrir ahora? Este próximo paso depende en grado sumo de la madurez de la organización. Debería, en esta fase, iniciarse una gestión de pesquisa de fallas para determinar la causa del desgaste inesperado del cojinete. En este caso particular, se podría iniciar un Análisis de Causa Raíz (ACR), que nos ayude a determinar por qué la falla ocurrió, cómo evitamos una nueva ocurrencia y, muy importante, si genera una lección aprendida que nos ayude a prevenir el mismo tipo de falla en otros activos de la misma familia.

Y entonces, ¿qué tipos de mantenimiento hemos hecho hasta acá?

• Al diagnosticar, hemos hecho mantenimiento predictivo, o basado en condición.
• Al corregir un defecto que se ha presentado y hemos podido identificar, estamos haciendo mantenimiento correctivo.
• Dado que pudimos planificar las actividades requeridas, el mantenimiento correctivo realizado es de tipo planificado.
• Si, además de esto, hemos iniciado una pesquisa de fallas, hemos ejecutado mantenimiento proactivo.

Procedamos ahora a responder la última pregunta, la cual citaré textualmente: “El monitoreo frecuente que se menciona, ¿en qué fase ocurre?” Esta respuesta es quizás la más inesperada de todas: En ninguna.

¡Justifique su respuesta! No es necesario hacer un monitoreo y análisis más continuo. Si ya hemos determinado la causa de la alta vibración, tomando en cuenta la dimensión y frecuencia de la señal, y siendo que tenemos un monitoreo continuo con alarmas en el sistema de control, no se justifica que se tome una medida como la mencionada. Que tomes muestras de espectro y analices más a menudo no cambiará el estado. Si lo que necesitas es saber si el problema se está incrementando, en mi experiencia, lo recomendable es realizar un documento de gestión de cambio temporal para incrementar el valor de alarma en tu sistema de gestión de alarmas. Esto permitirá que tu equipo no esté en falla permanente en el sistema, a la vez que te permitirá saber cuándo el problema ha aumentado. Por supuesto, es necesario también garantizar que, una vez resuelto el problema, el valor de set de la alarma sea restituido a su valor original.

Como indiqué en un principio, este caso, acá descrito, es un caso hipotético. Cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

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CASO 2

Partamos del caso 1. Dado que estaremos interviniendo el equipo rotativo en cuestión, se decide adelantar algunos mantenimientos preventivos que estaban previstos para paradas cortas y que fueron debidamente planificados. Una de esas actividades preventivas es el ajuste de las conexiones eléctricas, tanto en la caja de conexiones del motor como en la salida del CCM hacia el motor. Cuando se ejecuta el trabajo, se encuentran conexiones recalentadas a una muy alta temperatura, por lo que se decide reemplazar terminales.¿Respondemos las mismas preguntas? Veamos:

La intervención original, donde se procede a realizar el reajuste de las conexiones, transcurre en la Fase 3. ¡Atención! Esta fase está enunciada como "corrección del desperfecto". Es cierto, al acudir a ejecutar una tarea de mantenimiento preventivo (reajuste de conexiones cada 3000 horas, por ejemplo), en la práctica, no hemos visualizado ningún defecto. Pero, conceptualmente, el mantenimiento preventivo está concebido para corregir un defecto que estadísticamente está por ocurrir o está ocurriendo. Así que sí, es en esta fase que ocurre. Y, por supuesto, se gestiona en el CMMS.

El siguiente paso, en este segundo ejemplo, es la corrección de la falla funcional detectada. Sí, se ha encontrado una falla funcional, que se ha detectado de forma incipiente, pero que está presente de forma indudable. Por supuesto, la ejecución de este trabajo se encuentra también en la Fase 3, “CORRECCIÓN DEL DEFECTO,” y como ya sabemos, se gestiona en el CMMS. Pero... ¡qué cosa con los "peros" en el mantenimiento! Debemos ahora preguntarnos: ¿este trabajo, a todas luces correctivo, debe ejecutarse y documentarse con la misma orden de trabajo? El reemplazo de terminales NO es parte del trabajo preventivo. Por lo tanto, NO debe documentarse con la misma orden. Si nuestro deseo es que el CMMS sea alimentado de forma correcta, este es un trabajo que debe clasificarse como un Mantenimiento Correctivo.

¿Planificado o no planificado? Evidentemente, no es planificado.¿Es un correctivo de emergencia? Evidentemente, no ocasionó paros de equipos, por lo que no es de emergencia.Entonces, ¿qué tipo de mantenimiento correctivo es? Es un mantenimiento correctivo de aprovechamiento (el calificativo es mío, pues nunca he visto este concepto debidamente documentado). Digamos que es de aprovechamiento o de oportunidad, pues es un correctivo que se ejecutó sin parada, y no fue programado ni planificado, sino que es fruto de otro mantenimiento efectuado. Esto debemos documentarlo, pues este tipo de información nos ayuda a demostrar qué actividades de mantenimiento se justifica ejecutar. Esto lleva el activo a operar funcionalmente al 100%, lo cual es de resaltar.

El siguiente paso, una vez ejecutado el trabajo, será nuevamente documentar la ejecución del mismo, cerrar las órdenes de trabajo (tanto la orden de mantenimiento preventivo de reajuste de las conexiones como la de mantenimiento correctivo de reemplazo de terminales) e iniciar una labor de pesquisa para identificar la causa por la cual la conexión se sobrecalentó. Como ya mencionamos, este trabajo inició como un mantenimiento preventivo (ajuste de las conexiones eléctricas cada 3000 horas) y generó un trabajo correctivo de aprovechamiento (reemplazo de las conexiones).

Nuestra próxima columna transcurrirá en el tema de la celebración del “DÍA INTERNACIONAL DE LA SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO.” Como todos sabemos, la SST es algo que nos atañe a todos los que de alguna manera participamos en la cadena de generación de valor del mismo. Este año, el tema de la conmemoración es el cambio climático y cómo este afecta la SST.

Posteriormente, estaremos hablando un poco de los flujos de trabajo requeridos para organizar debidamente la forma en la que la gestión se lleva en el CMMS. Para alimentar, desde ya, esa edición, dejaré una pregunta en el aire: Si, como estrategia al diseñar los planes de mantenimiento centrado en confiabilidad, se decide aplicar “run to failure” a un activo, ¿cómo debe calificarse ese evento cuando ocurre? ¿Es un evento de mantenimiento correctivo? Al levantar mis KPIs, ¿a cuál estrategia de mantenimiento debe sumar? Esta discusión la iniciaremos prontamente en una nueva entrega del Internista de la 21, exclusivamente en Predictiva21.

¡Hasta la próxima entrega!

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