Gracias por permitirme compartir mi pasión: la planificación y programación del mantenimiento.

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1) ¿Cómo surgió la idea de escribir el "Maintenance Planning and Scheduling Handbook" de McGraw-Hill, y cuál fue tu objetivo al crearlo?

Curiosamente, fue el editor McGraw-Hill quien me pidió escribir el manual. Recientemente había obtenido mi MBA y había sido seleccionado por un Director Asociado (vicepresidente) de la compañía eléctrica JEA para unirme a su equipo. Pronto me asignó a un proyecto en curso para mejorar el mantenimiento de las plantas de energía. Las habilidades empresariales que había adquirido, incluyendo la teoría organizacional (¡un tema fascinante sin duda!), me ayudaron a “ajustar” la planificación y programación del mantenimiento, lo que resultó en un gran aumento de la productividad laboral. Poco después, en 1995, escribí un artículo para una revista titulado Un día en la vida de un planificador. Este artículo mostraba cómo imaginaba que los planificadores llevarían a cabo su jornada, lo que llevó a McGraw-Hill a contactarme. Me sentí muy honrado y agradecido por la oportunidad de ayudar a otros, ya que en su momento no había podido encontrar un manual ni mucha literatura que me ayudara.

2) ¿Puedes destacar algunos desafíos específicos que las organizaciones suelen enfrentar al implementar una planificación y programación de mantenimiento efectiva, y cómo aborda tu manual estos desafíos?

La planificación y programación exitosas involucran conceptos complejos, y las empresas no manejan fácilmente lo complejo. El éxito requiere, sin duda, la comprensión y el impulso por parte de la dirección. Mi manual se enfoca en darle al agente de cambio de la empresa un “control absoluto” sobre el qué, por qué y cómo funciona, y cómo obtener el apoyo de la dirección.

La mayoría de las personas piensa que la planificación se trata de decirles a los operarios qué hacer. Pero los operarios resienten ese enfoque, y estos programas de planificación fracasan, a menudo de manera espectacular y frustrante. En cambio, una planificación adecuada consiste en aplicar un ciclo Deming de mejora continua, donde la dirección explica claramente que los planificadores simplemente brindan “arranques” que mejoran con el tiempo gracias a la retroalimentación de los operarios. En efecto, los planificadores deben ser “historiadores de oficio” para los operarios que “poseen” el plan. (En el lenguaje de la teoría organizacional de Dr. Mintzberg, la coordinación adecuada del mantenimiento consiste en tratar el mantenimiento como una burocracia profesional con los operarios profesionales desempeñando la función de planificación como apoyo. No es una burocracia mecánica con los planificadores establecidos como una tecnostructura que da reglas a los operarios. jajaja) Implementado correctamente, el Ciclo Deming mejora los planes con los años, llevando a una ejecución del trabajo de mayor calidad.

De manera similar, la mayoría de las personas cree que la programación consiste en dictar por adelantado lo que todos harán la próxima semana, y que el propósito de la programación es completar el programa. Estos programas de programación suelen fracasar, a veces manifestándose en frustración y otras veces en la duda: "¿qué estamos logrando con esto?". En cambio, una programación adecuada se trata de derrotar la Ley de Parkinson para aumentar la productividad, ayudándonos a completar más trabajo del que normalmente completaríamos. La Ley de Parkinson (la cantidad de trabajo asignado expande hasta llenar el tiempo disponible) requiere que carguemos completamente los horarios semanales y aceptemos una menor adhesión al horario; ¡no debemos esperar completar todo el programa! Con la incertidumbre de las duraciones exactas de los trabajos y la incidencia de trabajos reactivos nuevos, no podemos hacer programas diarios elaborados con una semana de antelación. Pero no necesitamos hacerlo. Lo único que necesitamos es comenzar a cada equipo con una lista sencilla de órdenes de trabajo que coincidan con las horas disponibles para cada oficio durante toda la semana. Esta semana completa sirve como una “misión” que acelera la finalización de las órdenes de trabajo. (En el lenguaje empresarial de Dr. Drucker, la mayoría de las empresas malinterpreta el verdadero objetivo de la programación.) El verdadero objetivo es ayudarnos a completar más trabajo del que normalmente completaríamos. Sin embargo, la mayoría de las empresas cree que el objetivo de la programación es completar el programa o saber lo que todos harán por adelantado. Subcargan el programa para asegurar su cumplimiento y así no logran vencer la Ley de Parkinson, y no obtienen un aumento en la productividad. Muchas empresas también desperdician una enorme cantidad de tiempo haciendo programas diarios anticipados y luego modificándolos completamente cada día durante el resto de la semana.

El Maintenance Planning and Scheduling Handbook explica estos conceptos y establece principios orientadores para hacerlos funcionar con ejemplos de la planificación de órdenes de trabajo y creación de horarios. Varios capítulos y apéndices también tratan sobre computadoras, mantenimiento preventivo, mantenimiento predictivo, proyectos, almacenes, auditorías y otros aspectos asociados con la planificación y programación. El manual proporciona ejemplos reales de empresas que han tenido éxito.

3) Con la evolución de la tecnología, ¿cómo han impactado las herramientas digitales y el software en el campo de la planificación y programación del mantenimiento, y cómo deben adaptarse los profesionales a estos cambios?

La digitalización de CMMS (Sistemas de Gestión de Mantenimiento Computarizados) y EAM (Gestión de Activos Empresariales) ha mejorado definitivamente el mantenimiento, incluida la planificación y programación. Los planificadores pueden crear y reutilizar más fácilmente planes de trabajo vivos. Pueden encontrar planes de trabajo similares a nivel global como punto de partida. Los analistas de mantenimiento predictivo (PdM) tienen una cantidad creciente de tecnologías más allá del análisis de vibraciones, infrarrojos y ultrasonido. Con PdM, el truco está en que la dirección debe fomentar una cultura que impulse la búsqueda, planificación, programación y ejecución del trabajo en equipos que funcionen “suavemente”. Los ingenieros pueden resolver problemas más fácilmente investigando bases de datos y situaciones similares (¿Dónde hemos encontrado antes este modo de falla?). Los gerentes pueden ver más fácilmente las tendencias (¿Estamos haciendo más PM o menos PM?).

El libro de William Biekert, que se publicará próximamente, Beyond the Delusion, habla perfectamente sobre la necesidad absoluta de que la dirección insista en que los ingenieros de proyectos entreguen un activo digital correspondiente cada vez que instalen un activo físico. La planta debe tener su gemelo electrónico al finalizar la puesta en marcha.

Un inconveniente de la digitalización es suponer que la computadora nos dirá cómo hacer el mantenimiento. “Tan pronto como el CMMS esté completamente implementado, todo estará bien” son dos mentiras. Una persona que no sabe sumar, multiplicar, restar ni dividir no tiene nada que hacer con una calculadora de mano. La computadora no sabe que el mantenimiento se trata de evitar que las cosas se rompan, no simplemente de arreglar rápidamente las cosas cuando se rompen. La computadora nos permitirá hacer lo incorrecto más rápido. Debemos tener cuidado de que la computadora no nos distraiga de las estrategias adecuadas.

4) ¿Podrías compartir una historia de éxito memorable en la que la implementación de una planificación y programación de mantenimiento sólida mejoró significativamente el rendimiento y la confiabilidad general de una instalación u operación?

La planificación y programación no son la “bala de plata”. Las plantas deben implementar todas las partes de la ecuación del mantenimiento. En JEA en los años 90, “arreglamos” la planificación y programación, el almacén, el mantenimiento predictivo, el análisis de causa raíz, la clasificación de proyectos, la disponibilidad de supervisores en campo, la formación e incluso las herramientas manuales. Pasamos de ser una empresa eléctrica con la peor disponibilidad y las tarifas eléctricas más altas a tener una de las mejores disponibilidades y las tarifas más bajas. En otra empresa en la que ayudé después, el Distrito Metropolitano de Alcantarillado de Cincinnati ganó el premio de Uptime Magazine al Mejor Programa Emergente de Confiabilidad de Mantenimiento en 2013. Cincinnati desarrolló su programa de PdM y renovó los PM para sus sistemas más necesitados con RCM (Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad). La planificación y programación proporcionaron la productividad que estos programas necesitaban para ejecutar el trabajo proactivo adicional y mejorar la confiabilidad general.

5) Dado tu vasta experiencia, ¿qué consejo le darías a los jóvenes profesionales que ingresan al campo de la planificación y programación del mantenimiento, y qué habilidades consideras cruciales para tener éxito en este rol?

Nunca debemos dejar de aprender. Hay tantas empresas por ahí con diferentes partes del conocimiento que funciona. Obviamente, la habilidad necesaria es tener sed de aprendizaje continuo. Debemos asistir a conferencias de mantenimiento y conocer a otros profesionales para ver qué están haciendo. Necesitamos desarrollar redes personales donde podamos “saber a quién preguntar” y preguntar sin temor. La mayoría de la gente está dispuesta a compartir.

6) ¿Cómo ves la evolución futura de la planificación y programación del mantenimiento, y qué tendencias o innovaciones crees que jugarán un papel significativo en los próximos años?

Creo que cada vez más empresas adoptarán las mejores prácticas de planificación y programación, pero al mismo tiempo, el mantenimiento como profesión parece tener una puerta giratoria, sus líderes van y vienen. Los líderes pasan por el mantenimiento en su camino hacia roles generales de planta o incluso corporativos. Veo muchas caras nuevas en las mismas empresas que visito a lo largo de los años.

Creo que veremos que la inteligencia artificial (IA) nos ayudará a identificar más rápido los problemas y planes de trabajo, pero debemos ser cautelosos. La IA nos proporcionará el consenso del pensamiento de la industria. Por definición, el consenso es una buena práctica, pero no la mejor práctica de las pocas empresas que son excepcionalmente buenas. La IA nos dará un rápido impulso, desde cero hasta competir, pero no nos dará una ventaja competitiva. La precisión de los datos numéricos y las referencias también puede ser dudosa.

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7) En tus interacciones con profesionales y empresas a nivel mundial, ¿has observado diferencias culturales que impacten el enfoque hacia la planificación y programación del mantenimiento, y cómo recomiendas abordar estas diferencias para una implementación efectiva?

He tenido la bendición de ver la "alegría de entender" la planificación y programación adecuadas en todo el mundo, a través de diferentes industrias y culturas. Los seres humanos nos beneficiamos todos de la ayuda del Dr. Deming, quien nos enseña que debemos admitir que los planes no son perfectos, y del Dr. Drucker, quien nos recuerda que el verdadero objetivo de la programación es completar más trabajo, no completar el cronograma. No obstante, la dirección en todos estos lugares también muestra reticencia a aceptar los planes como meros puntos de partida, y a que los cronogramas no deben conducir a una alta conformidad con ellos. (¡Porque es raro!) Pero, precisamente por eso, la planificación y programación adecuadas son una ventaja competitiva.

8) ¿Puedes compartir algunos comentarios o historias de éxito de profesionales u organizaciones que hayan implementado las estrategias y principios delineados en tu manual, destacando el impacto positivo en sus operaciones?

Similar al éxito de JEA y Cincinnati mencionado anteriormente, he disfrutado escuchar de varias empresas que me han pedido ayuda. Aquí hay algunos ejemplos. Una empresa de agua en Texas logró un aumento del 40% en la tasa de finalización de órdenes de trabajo, pasando de 7 órdenes de trabajo por persona por semana a 10. Para su fuerza laboral de 50 personas, consiguieron el equivalente a 20 personas adicionales de manera gratuita para realizar más trabajo proactivo. Un gerente de mantenimiento de una empresa química en Ohio me contó que habían agotado todo su atraso dos meses después de mi visita. Una empresa de grano en España pasó de completar 339 órdenes de trabajo al mes a 228. ¡Este tipo de resultados realmente es emocionante!

9) Dado el creciente enfoque en la sostenibilidad en las industrias, ¿cómo puede la planificación y programación del mantenimiento contribuir a reducir el impacto ambiental y promover prácticas ecológicas?

Maravillosamente, la planificación y programación fomentan realizar más trabajo proactivo, lo cual reduce el trabajo reactivo. Engrasamos adecuadamente un cojinete a tiempo, en lugar de reemplazar el cojinete, causando daños colaterales y perdiendo producto. Reducimos el trabajo reactivo, que es inherentemente menos seguro porque tendríamos que apresurarnos. Reducimos el trabajo reactivo, que es inherentemente más perjudicial para el medio ambiente, porque ya estaríamos, o estaríamos a punto de, exceder los límites ambientales o cualquier situación ecológica. El mantenimiento proactivo es ese trabajo aburrido en las cosas antes de que se rompan, para evitar que se rompan, y nadie está gritando ni volviéndose loco.

10) Reflexionando sobre tu carrera, ¿cuál ha sido el aspecto más gratificante o satisfactorio de tu trabajo en el campo de la planificación y programación del mantenimiento?

Realmente he disfrutado mucho viajar y conocer amigos que comparten los mismos intereses por la excelencia en mantenimiento.

11) Más allá de tus contribuciones al campo del mantenimiento, ¿cómo imaginas tu legado en la formación y desarrollo de futuros profesionales en esta industria?

Me gustaría pensar que he ayudado a mis colegas a aprender y crecer, así como los colegas antes que yo me han ayudado a mí.

12) Dada la naturaleza dinámica de las industrias, ¿cómo te mantienes actualizado sobre las últimas tendencias y desarrollos en la planificación y programación del mantenimiento, y cómo recomiendas que los profesionales mantengan un aprendizaje continuo a lo largo de sus carreras?

De nuevo, asistir a conferencias me ayuda a estar al tanto de nuevos pensamientos e ideas. Personalmente, hacer presentaciones (aunque a veces resulta ser un dolor de cabeza en términos de tiempo) motiva a otros a venir a saludarme. Estas charlas fomentan el encuentro con personas y el desarrollo de redes.

13) Dada tu exitosa experiencia y el impacto significativo en la comunidad de profesionales del mantenimiento con el Maintenance Planning and Scheduling Handbook de McGraw-Hill, ¿tienes planes de escribir otro libro en el futuro cercano? Si es así, ¿podrías darnos un adelanto del tema que podría abordar?

El manual inicialmente me tomó CINCO años de escritura en mi tiempo libre mientras trabajaba a tiempo completo. Ahora, mientras consulto, sigo bastante ocupado. Me gusta escribir artículos para revistas y actualizo el manual cada cinco años con nuevos pensamientos y áreas temáticas, pero no habrá una secuela ni otro libro. Por otro lado, Jason Bolte (un colega de la industria que conocí en una conferencia) me ayudó a configurar un canal de YouTube. Cada semana charlo por unos minutos sobre planificación y programación. ¡Por favor, suscríbete y únete a mí! YouTube.com@docpalmerplanning

14) Fuera de tu carrera profesional, ¿puedes compartir una experiencia que haya tenido un impacto significativo en tu vida y que haya influido en tu perspectiva sobre la importancia de equilibrar el trabajo y la vida personal?

Mi padre siempre tuvo tiempo para nuestra familia e incluso fue Scoutmaster durante un tiempo en mi tropa de Boy Scouts. Nunca he visto el trabajo como un fin en sí mismo.

15) Además de tu destacada carrera profesional y contribuciones al campo del mantenimiento, ¿puedes compartir algunos de tus intereses o pasatiempos personales que te apasionan fuera del entorno laboral?

Mis intereses y mi tiempo definitivamente incluyen a mi esposa, hijas, iglesia, golf, jardinería y paisajismo (tengo una motosierra y sé cómo usarla). Me pregunto cómo tengo tiempo para disfrutar hablando sobre planificación y programación, ¡pero lo hago!

Gracias por permitirme ser parte de tu familia de mantenimiento y compartir hoy.