La organización de estructura en SAP usa la jerarquía organizacional y elementos. Aquí, los datos principales son una parte integral de la estructura organizacional porque su información es organizada en vistas que son asignadas a los elementos organizacionales. Es decir, es la representación de la estructura reportada y de la distribución de tareas usando unidades organizacionales en una empresa. La estructura de la organización es usada para llevar a cabo tareas y restricciones dentro del marco de trabajo definido de la empresa.
La estructura SAP de una empresa es la estructura organizacional que representa una empresa en el sistema SAP R/3. Consiste en unidades organizacionales las cuales, por motivos legales u otro negocio especifico relacionado o propósito, están agrupados juntos. Las unidades organizacionales incluyen entidades legales, oficinas de ventas, centros de beneficio, etc. Estos manejan funciones especificas de los negocios y pueden ser asignados a un modulo individual tal como organizaciones de ventas asignadas a módulos de ventas y distribuciones. Asimismo, pueden ser asignados a varios módulos tales como una planta asignada a gestión de materiales (MM) y planeación de producción.
Organización de estructura en SAP MM: ¿Qué es?
Una organización de estructura en SAP MM también se puede denominar plan organizativo. Consiste en una serie de relaciones que se representan de forma jerárquica y que toman los datos maestros fundamentales de este módulo. Es decir, se establece una jerarquía entre:
- Dentro de la estructura organizativa de SAP MM, sociedades se refiere al cliente o clientes de la empresa. Se vincula con los datos maestros que se crean en SAP FI (Finanzas)
- Hace referencia a donde todos los materiales en stock se guardan, así como a la unidad logística de mantenimiento del inventario.
- Es la parte de la estructura organizativa responsable de todas las actividades de compra de materiales. Puede estar centralizada o descentralizada.
- La estructura de ventas dentro de SAP MM hace referencia a todo lo que tiene que ver con la venta de materiales y productos del inventario de la empresa.
- Se trata de una estructura organizativa para la logística empresarial. En SAP MM se le asigna una planta donde se guardan las existencias y se gestiona el inventario. Puede variar en función de sus propiedades.
Existen otras parametrizaciones que se deciden en función de las necesidades que puede tener cada empresa.
El plan o estructura de organización en este módulo de SAP establece la interrelación entre todos estos objetos. Además, a cada uno de ellos, se les asigna unos determinados parámetros que sirven para crear las relaciones que se establecen entre cada uno de ellos.
Cómo funciona la Organización de estructura en SAP MM
Hemos mencionado anteriormente que SAP MM es uno de los módulos más extensos de SAP, lo cual significa que es necesario comprender muy bien su funcionamiento para poder sacarle el máximo partido.
Con SAP MM es posible diferenciar las actividades necesarias y repartir de forma separada las distintas responsabilidades por departamentos. Estas son las tipologías de tareas que se son necesarias para el funcionamiento de SAP MM:
Datos maestros
La base de datos del módulo SAP MM se denomina datos maestros y es imprescindible para el correcto funcionamiento y aprovechamiento de SAP MM. En esta área se introducen los datos actualizados de materiales y proveedores.
Los datos de materiales se agrupan según sus características y se registran con un código en el sistema que sirve para identificarlos. Con estos datos siempre actualizados, el resto de las áreas pueden contar con información exacta y rápida, lo cual agiliza mucho los procesos.
Los datos maestros de proveedores también sirven para reducir los tiempos empleados en ejecutar tareas. SAP MM facilita crear solicitudes de cotización, asignación de órdenes de compras, etc.
Planificación y solicitud de materiales
Con SAP MM la planificación de proyectos se convierte en una tarea mucho más simple y las probabilidades de éxito aumentan considerablemente.
SAP MM permite crear transacciones que establezcan tanto los planes de trabajo como los materiales necesarios. Con esta transacción se notifica al almacén la necesidad de materiales, garantizando que estarán disponibles a tiempo.
De forma similar, si no los materiales no están en stock, una nueva transacción utiliza la base de datos para notificar la necesidad de comprar los materiales.
¿Qué unidades organizativas se establecen en SAP MM?
En SAP MM se pueden crear dos unidades organizativas:
Desde el punto de vista físico. Cuando hablamos de una estructura organizativa creada desde el punto de vista físico, hablamos de los datos que hacen referencia a:
- Sociedades
- Centros
- Almacenes
Desde el punto de vista operativo. En este caso hablamos de los datos que se recogen en:
- Compras
- Ventas
- Sociedades
- Centros
Hay que tener en cuenta que los planes organizativos en SAP MM se coordinan con el resto de módulos de SAP, pero, fundamentalmente con el de Finanzas (FI), Controlling (CO) e Inversiones (IM). En estos tres casos, todo se relaciona con la gestión financiera, el control y las inversiones que puede realizar una empresa y, por tanto, afecta a la gestión de materiales e inventario.
SAP MM utiliza algunas unidades organizativas que son gestionadas desde otros módulos en SAP
¿Cómo se crea un plan organizativo en SAP MM?
Para crear un plan organizativo en SAP MM lo primero que hay que hacer es definir los datos maestros para este módulo. Además, una de las partes de la estructura en SAP MM es dependiente del módulo de Finanzas (FI), que es dónde se define el código de la empresa.
A partir de ahí, una vez establecidos los datos maestros y determinado el código de empresa, que es común a todos los otros módulos para una misma empresa, se definen las distintas partes que componen la estructura y que hemos mencionado antes:
- Sociedades
- Centros
- Compra
- Venta
- Almacenes
Una vez definidos cada uno de estos parámetros y las relaciones que se establecen entre ellos, por ejemplo, cada uno de los almacenes, lleva un código identificativo que hay que definir desde el software. Una vez asignados y creados es cuando se crean las relaciones que se establecen entre todos ellos.
